Brøndby Kommune har godkendt ændringer på en bevaringsværdig ejendom, der tilhører borgmester Maja Højgaard (S) og hendes ægtefælle. Ifølge eksperter burde sagen have været behandlet politisk. I en skriftlig korrespondance forklarer Casper Toftholm, der er teknisk direktør i Brøndby Kommune, hvorfor sagen er behandlet administrativt.
Læs også
Hvornår blev du første gang bekendt med sagen om byggeri på Maja Højgaards ejendom? Og hvordan valgte du at reagere derfra?
Kommunen sender et brev til parret den 6. januar 2023. Kan du konkretisere, hvornår du selv blev orienteret første gang?
- Direktør Casper Toftholm blev orienteret om sagen i efteråret 2023.
Hvordan kan det være, at der bliver lavet ulovlige ændringer på ejendommen fra 2015 til 2020, og at I først opdager det i januar 2023?
Hvilke tilsynsprocedurer gælder normalt for bevaringsværdige ejendomme i Brøndbyøster Landsby – og blev de fulgt her?
Kan du nævne andre sager, hvor kommunen har grebet ind langt hurtigere?
Hvordan skal borgerne have tillid til, at reglerne håndhæves ens, når ulovligheder kan stå i årevis uden indgriben?
- Den konkrete sag er hverken den første eller givetvis den sidste sag om lovliggørelse, som kommunen har.
- Forvaltningen laver ikke opsøgende arbejde i forhold til potentielt ulovligt byggeri. Hvis vi selv bliver opmærksomme, eller gjort opmærksomme på et antageligt ulovligt forhold, reagerer forvaltningen naturligvis enten ved et tilsyn eller partshøring af ejer – og herefter de passende skridt.
Hvilke drøftelser havde du med sagsbehandler(e), da byggeriet blev vurderet ulovligt i 2023?
Kan du beskrive, hvilke konkrete argumenter eller vurderinger, der blev drøftet, og hvorfor de ikke blev fastholdt i den endelige afgørelse?
- Jeg mindes ikke at have hørt konkrete drøftelser af den art med medarbejdere i forvaltningen på det eller andre tidspunkter. Som direktør foretager jeg ikke konkret sagsbehandling, men bliver orienteret løbende om forskellige sager.
Hvad lå til grund for, at byggeriet i første omgang blev vurderet som ulovligt?
Hvis det var en foreløbig vurdering, hvad førte så til, at vurderingen blev ændret?
Hvorfor fremgår det ikke i sagsbehandlingen, hvad der konkret førte til ændringen?
Hvorfor bliver sagsbehandlerens klare advarsel mod at lovliggøre byggeriet ikke nævnt efterfølgende i den officielle behandling af sagen?
- Det er udtryk for en indledende vurdering, baseret på det materiale, som forelå i sagen på daværende tidspunkt.
- Det er ikke anderledes end i andre byggesager, hvor der foretages en indledende vurdering som fremsendes til bygningsejeren med henblik på, at de kan lovliggøre evt. forhold, der er ulovlige.
Hvilke overvejelser førte til, at sagen blev behandlet administrativt og ikke sendt til politisk behandling, som lokalplanen ellers foreskriver? Og hvorfor blev formanden for det tekniske udvalg ikke informeret om sagen?
Hvorfor fraveg I lokalplanens klare bestemmelse om politisk behandling ved ændringer på bevaringsværdige ejendomme?
- Det er kommunens vurdering, at sagen omhandler en afgørelse om en lovliggørende byggetilladelse. Afgørelse ligger efter kommunens vurdering inden for de rammer, som kommunen er underlagt som bygge- og planmyndighed i medfør af de relevante regler og retningslinjer særligt i lokalplanen for området, lokalplan 116 fra 1989.
- Lokalplan 116 § 5.a lyder ”… må eksisterende bygninger ikke nedrives, ombygges eller på anden måde ændres uden kommunalbestyrelsens tilladelse”. Jf. delegationsplanen på daværende tidspunkt, var tilladelse til at godkende ændringer efter byggeloven uddelegeret til forvaltningen, med undtagelse af større eller principielle sager. Det er forvaltningens vurdering, at sagen ikke har en sådan størrelse eller principiel karakter, at udvalgsbehandling har været påkrævet.
- Den dagældende delegationsplan vedr. planloven pålægger tillige forvaltningen at indstille dispensationer fra lokalplaner ved ”større eller principielle sager” samt ”sager, hvor der kan være en væsentlig påvirkning af naboen” til beslutning i udvalget.
- Sagen har ikke – bortset fra en underordnet dispensation på baggrund af en uklarhed i lokalplanen - omfattet dispensationer fra lokalplanen, hvorfor udvalgsbehandling heller ikke har været relevant af den årsag.
- Formanden for TMU, Finn Andersen, var informeret om sagen.
Hvad fik kommunen til at konkludere, at sagen kunne håndteres administrativt og ikke politisk? Og hvad siger I til, at flere eksperter mener, at den skulle have været til politisk behandling?
Hvem i kommunen traf den endelige beslutning om at undlade politisk behandling, og hvordan blev det begrundet?
Omfattet af svar på spm 5.
Hvad ændrede sig fra september 2023 til august 2024, siden kommunen endte med at godkende byggeriet?
Hvilke konkrete forhold ændrede sig, siden et ulovligt byggeri pludselig blev lovligt? Og kan du dokumentere den ændring?
- Ejer oplyser løbende sagen, som det også er omfattet af det materiale, som SN har haft adgang til, bl.a. ved at fremsende billedmateriale mv., der viser at en række af de ændringer, som forvaltningen har påtalt er foretaget i 1980´erne og længere tilbage. Den ny viden giver anledning til at revidere sagen. Forvaltningen har også i oktober 2023 foretaget en besigtigelse af ejendommen som et led i sagsoplysningen.
Hvordan forholder du dig til det notat, hvor sagsbehandleren advarede imod at lovliggøre byggeriet efterfølgende, blandt andet med henvisning til lighedsprincippet og risiko for præcedens?
Notatet er journaliseret og indgår i sagen. Hvorfor bliver advarslen så ikke nævnt i den videre sagsbehandling?
Hvilken betydning tillagde du selv advarslen, da du blev bekendt med den?
Hvem traf beslutningen om, at advarslen ikke skulle indgå i begrundelsen for den endelige godkendelse?
- Det hænger lidt sammen med spm. 4.
- Det pågældende notat er et internt arbejdsdokument, som sagsbehandlerne har nedfældet da de gennemgik sagen. Forvaltningen arbejder altid ud fra devisen om at det ikke skal være nemmere at få lovliggjort sit byggeri på bagkant. Det skal, med andre ord, ikke være nemmere at bede om tilgivelse end tilladelse. Det er altid en overvejelse i lovliggørelsessager.
- Samtidig indgår der ligeledes altid overvejelser om både lighedsprincippet og proportionalitetsprincippet, når vi foretager konkret sagsbehandling. Samtidig indgår sagsbehandlerne gerne i dialog med bygherre således at byggeri kan tilpasses, så det både opfylder borgerens ønsker og gældende regler og lovgivning. Denne dialog, må i sagens natur i nogle tilfælde foregå på bagkant, når nogen bygger uden en forudgående tilladelse.
- Det interne arbejdsdokument er journaliseret på sagen, som det bør, og det er også i videst muligt omfang undergivet offentlighed.
Hvem tog initiativ til at få udarbejdet notatet fra Civitas Advokater, og hvad var formålet med vurderingen?
Hvorfor blev netop Civitas valgt? Brøndby Kommune har udlagt flere opgaver til Civitas, blandt andet rådgivning om Fremtidens Brøndby Strand. Er der tale om en uvildig undersøgelse?
- Direktør Casper Toftholm bestilte notatet mundtligt d. 5. november 2024, hvorefter forvaltningen fremsendte baggrundsmateriale til Civitas. Civitas har tidligere bistået kommunen og er en naturlig samarbejdspartner i juridiske tvivlsspørgsmål.
Hvilket materiale blev sendt til advokatfirmaet, og hvordan blev det udvalgt?
Indgik notatet fra 25. september 2023 i materialet, som advokaterne har fået?
- SN har fået aktindsigt i det materiale, der er udleveret til Civitas i forbindelse med udarbejdelse af notatet. Advokaten har fået al materialet fra byggesagen S2023-1356 fremsendt på e-mail d. 08-11-24. Derudover er lokalplan 116 og delegationsplanen fremsendt d. 13-11-24.
Hvordan forholder du dig til kritikken om, at vurderingen bygger på et ufuldstændigt grundlag?
- Vi er ikke bekendte med den kritik, der omtales her.
Hvilket sammenligningsgrundlag er anvendt i Civitas Advokaters vurdering af, at der ikke er sket positiv særbehandling i sagen om borgmesterens ejendom?
Kan du pege på konkrete sager, hvor andre borgere i Brøndbyøster Landsby er blevet afvist for lignende ændringer? Det er nævnt i notatet fra 25. september 2023, at der har været sager.
- Det vil være vanskeligt at opstille et sammenligningsgrundlag som sådan, da ejendommene i Brøndbyøster Landsby generelt har forskellig karakter. Det, der har haft størst betydning i advokatens vurdering, er en gennemgang af sagsbehandlingen, baseret på deres faglige indsigt i sagsbehandling på det tekniske område generelt med henblik på at konstatere, om der er afvigelser fra den almindelig sagsgang i sådanne sager. Det har advokaten som bekendt ikke fundet.
Hvordan sikrer kommunen, at beboere i Brøndbyøster Landsby behandles ens i byggesager?
Hvilke konkrete procedurer kan du dokumentere, som skal forhindre forskelsbehandling i byggesager?
- Forvaltningens gældende praksis er, at der foretages en konkret og individuel vurdering af forholdene omkring den enkelte ejendom – og at reglerne i øvrigt er de samme for alle borgere. Det er sikret i Byggeloven, og i de procedurer, generelt som vi anvender i vores byggesagsbehandling.
- I den faglige vurdering af en sags mulige udfald indgår selvfølgelig også praksis fra det pågældende lokalplanområde, i det omfang det er relevant at sammenligne byggerier.
Hvad er kommunens politik, når der bygges uden tilladelse på bevaringsværdige ejendomme? Skal der gives tilladelse på efterkant fremover?
Kan du nævne andre sager, hvor kommunen har accepteret byggeri uden forudgående tilladelse på (særligt) bevaringsværdige huse?
- Kommunen har adskillige sager om lovliggørelse, som er den betegnelse der anvendes i fagsprog, når folk opfører noget uden at søge byggetilladelse først. Dette være sig over alt i kommunen, på både småhuse, udestuer, tilbygninger, anvendelsesændringer, erhvervsejendomme.
- Det vil næppe kunne undgås, da det den gængse borger finder det ganske uoverskueligt at vide alt om lokalplaner, byggeret, planlov, byggelov og bygningsreglementet. I alle sager forsøger vi at finde den bedst mulige løsning for alle parter inden for gældende regler og lovgivning.
Hvordan har du vurderet spørgsmålet om habilitet og tillid i denne sag?
Når sagen handler om borgmesterens egen ejendom, hvordan har du sikret armslængde mellem den politiske ledelse og forvaltningens vurderinger?
- Dialogen har hele vejen foregået med Dan Højgaard, som er ansøger og bygherre. Der er ikke grundlag for at behandle en sag politisk, blot fordi ejer er medlem af kommunalbestyrelsen. Det gør sig gældende i både sager om lovliggørelse og byggetilladelse. Det afgørende er byggeriets status og ikke bygherres status.
Det er en sag om en kommende borgmesters ejendom, der de facto er afsluttet umiddelbart før hendes tiltrædelse. Hvordan kan borgerne have tillid til, at sagen blev håndteret på en gennemsigtig måde, når centrale advarsler og vurderinger ikke nævnes i den endelige afgørelse?
- Jeg kan ikke anerkende den præmis. Sagen er oplyst, håndteret, drøftet internt, vurderet og afgjort. Det forløb adskiller sig ikke fra andre sager, og jeg står fuldstændig ved forvaltningens ageren i den konkrete sag.
- Vi har også gjort os en vigtig lektion og taget ved lære af den manglende dokumentation om en række forhold i sagen, herunder fx forhold om en mulige dispensation fra lokalplan mv. Det er ikke nok godt dokumenteret i sagen, hvilket også påtales i vurderingen fra Civitas.
Hvad har du konkret gjort for at sikre transparens i processen, så borgerne kan se, at sagen er behandlet på lige fod med andre sager?
- Vi har fået en ekstern vurdering fra et advokatfirma som har haft fuld adgang til det materiale der indgår i sagen.
Hvordan kan det være, at dokumentet D2023-177043 fra 25. september 2023, som fremstår som et færdigt brev i lovliggørelsessagen, er mærket “INTERNT – SKAL IKKE I ARKIV”, og hvorfor er advarslerne fra det dokument ikke nævnt i den efterfølgende sagsbehandling, når dokumentet ligger på byggesagen i det offentlige byggesagsarkiv?
Hvis dokumentet var “internt”, hvorfor er det så offentligt?
Hvem besluttede, at det ikke skulle indgå i den videre sagsbehandling?
På hvilket grundlag vurderede I, at indholdet ikke var relevant for afgørelsen?
Hvordan kan borgere have tillid til, at alle væsentlige vurderinger indgår, når et dokument som dette falder ud af sagen?
- Der er tale om et internt arbejdsdokument, som der også er redegjort for tidligere. Notatet indeholder nogle af de tidligste overvejelser om sagen.
- At dokumentet har denne titel afspejler, at der er tale om et internt notat, som ikke skal kunne tilgås i byggesagsarkivet, når selve sagen var afsluttet.
- Ved en menneskelig fejl er dokumentet alligevel blevet uploadet til det offentlige byggesagsarkiv, hvor vi ellers kun lægger byggefaglig dokumentation – altså byggetilladelsen.
Er du enig med Dan Højgaard i, at det er kommunens skyld, at byggeriet ser ud, som det gør?
- Jeg er ikke bekendt med Dan Højgaards kritik af sagen.
Kan vi få at vide, hvad advokaterne er blevet spurgt om? Og hvad er den juridiske begrundelse for, at der ikke er et notat på opdraget til et væsentligt notat i sagen?
Hvordan kan kommunen dokumentere, hvad Civitas er blevet spurgt om, hvis der ikke findes et notat? Kan du oplyse, hvem der bestilte notatet?
- Som vi i den oprindelige aktindsigtsanmodning svarede, så er opgaven givet telefonisk af direktør Casper Toftholm.
- Civitas er blevet bedt om at give en vurdering af, om ansøger har fået positiv særbehandling i kraft af sin position som kommunalbestyrelsesmedlem, og om der i øvrigt er begået fejl i forbindelse med sagsbehandlingen.