Når man bevæger sig ud i at undersøge markedet for software til produktdata, opdager man hurtigt, at udbuddet er enormt. Det kan være fristende at vælge den første platform, der dukker op, men det er sjældent den mest kloge vej frem. Et it-system til produktinformation skal fungere som virksomhedens digitale hjerte, og derfor er der visse elementer, man bør kigge efter for at sikre en god investering.
Hvad er det egentlig, der skiller de stærke løsninger fra de mindre effektive? Her kigger vi nærmere på seks centrale punkter, der definerer en platform af høj kvalitet.
1. Samling af data på ét sted
Den vigtigste egenskab ved et solidt system er evnen til at skabe fuldstændig overblik. I mange virksomheder ligger informationer spredt i forskellige mapper, regneark og mails, hvilket skaber rod og usikkerhed.
Fjerner usikkerhed og forvirring på tværs af teams
Et godt PIM system sørger for, at alle medarbejdere kigger på de samme tal og tekster. Hvis en teknisk specifikation bliver opdateret, sker det overalt på én gang. Det fjerner den usikkerhed, der opstår, når man ikke ved, hvilken fil der er den nyeste. Har jeres team prøvet at lede efter en korrekt produktbeskrivelse i flere forskellige dokumenter på samme tid? Så ved I, hvor frustrerende det kan være.
2. Fleksibilitet til at vokse
Ingen virksomhed står stille, og det bør softwaren heller ikke gøre. En af de største udfordringer ved mange systemer er, at de er for stive i deres opbygning. Hvis man får brug for at tilføje en ny type data eller en helt ny varekategori, skal det kunne gøres nemt.
Plads til nye produktkategorier
En velfungerende løsning tillader, at man selv kan udvide datamodellen uden at skulle have fat i eksterne it-konsulenter hver gang. Det giver frihed til at afprøve nye markeder eller produkter hurtigt. Er jeres nuværende setup klar til at rumme en helt ny produktlinje i morgen, hvis muligheden byder sig?
3. Automatiske tjek af datakvalitet
Det er menneskeligt at fejle, men i en webshop kan små fejl koste dyrt. Et kvalitetssystem fungerer derfor som en aktiv kontrollør, der holder øje med, at alt er udfyldt korrekt, før et produkt bliver sendt ud til kunden.
Validering
Man kan opsætte regler, der betyder, at et produkt ikke kan publiceres, hvis det mangler et billede eller en vægtangivelse. På den måde sikrer man, at kunden altid får de oplysninger, de har brug for. Hvor meget tid bruger I på manuelt at tjekke, om alle felter er udfyldt på jeres produkter?
4. Nemme forbindelser til andre systemer
Software skal kunne tale sammen med resten af virksomhedens it-landskab. Det gælder især forbindelsen til ERP-systemet, hvor priser og lagerstatus ofte bor, samt til selve webshoppen eller eksterne salgskanaler.
Data der flyder frit
Hvis man skal flytte informationer manuelt via filer, opstår der hurtigt fejl, og arbejdet bliver tungt. De bedste løsninger har åbne forbindelser, som gør det muligt at koble systemerne direkte sammen. Det sikrer, at alt er synkroniseret i realtid. Har I undersøgt, hvor let det er at forbinde det system, I kigger på, med jeres eksisterende webshop?
5. Styring af mange sprog og markeder
Hvis man sælger varer i flere lande, bliver håndteringen af sprog hurtigt en stor mundfuld. Her er der brug for værktøjer, der kan styre hele processen omkring oversættelse og lokal tilpasning af indholdet.
Mere end blot oversættelse
Det er vigtigt at kunne styre forskellige billeder eller mål på tværs af landegrænser. Et godt system gør det muligt at have en base af data, som man derefter kan tilpasse til de enkelte landes behov. Hvordan styrer I nuancerne i jeres kommunikation, når I bevæger jer ind på et nyt marked?
6. En logisk og intuitiv brugerflade
Man må aldrig glemme dem, der skal bruge systemet hver eneste dag. Hvis softwaren er for indviklet, bliver den aldrig brugt efter hensigten. Brugervenlighed er derfor helt afgørende for, om investeringen bliver en succes.
Arbejdsglæde i hverdagen
Når det er nemt at søge, filtrere og redigere mange produkter på én gang, sparer medarbejderne masser af tid. En overskuelig flade gør det også meget hurtigere at lære nye folk op. Føles det værktøj, I kigger på, som en hjælp i hverdagen, eller virker det mest af alt som en teknisk forhindring?