Pressemøde: Mere end blot et møde med pressen

Vi kender til pressemøder fra Christiansborg, hvor ministre og politikere inviterer journalister til orientering og spørgsmål. Særligt under Coronaviruspandemien så vi, hvordan eksperter og ministre holdt os opdateret via pressen. Men hvad er et godt pressemøde, og hvordan forbereder I jer til jeres pressemøde?

Hvad er et pressemøde?

Et pressemøde er et møde, der indkaldes af en virksomhed, forening, politisk parti, organisation og lignende. Formålet er at få lejlighed til at offentliggøre nyheder eller kommenterer på allerede offentliggjorte nyheder.

Nyheden kan eksempelvis være en regnskabsmeddelelse, ændring i ledelsen eller ny lovgivning. Mødet er ofte kombineret med en pressemeddelelse. Med et pressemøde, tager I styring over jeres budskaber og historier. Gode som dårlige.

Interaktionen med pressen kan være med til at underbygge jeres pointer og minimerer risikoen for miskommunikation i forhold til væsentlige fakta. Derudover undgår I at gentage jer selv.

Lav en tjekliste

Planlægningen af pressemødet bør være op til 1-2 uger, før det finder sted. Husk at opdatere jeres presseliste. Informationer om dato, sted og tid skal fremgå tydeligt af invitationen.

Men husk også at beslutte: Hvad er pointerne? Hvad er formålet? Hvad skal der siges? Hvorfor holder vi pressemøde (lancering, regnskab, ny ledelse og lignende). Bedste tidspunkt (tjek gerne at pressemødet ikke karambolerer med andre væsentlige begivenheder). Find et passende sted for pressemødet (enten på egen domicil eller eksternt).

Formuler en fængende presseinvitation og/eller pressemeddelelse. Send invitationen ud og følg op.

Opsæt mål og træn mødet

I bør opsætte klare og målbare mål for selve pressemødet: Hvad ønsker I, at modtageren husker efter pressemødet. Hvilke ord skal I anvende? Hvad er jeres kernebudskaber? Hvilken specifik omtale ønsker I? Hvem deltager?

Det hele skal understøtte jeres brand og image. De værdier og styrkepositioner, jeres virksomhed står på, skal gennemsyre mødet. Pressemødet skal forberedes grundigt og trænes flere gange. Replikkerne skal huskes, og der skal være en klar intern rollefordeling i forhold til svar fra journalisterne. Hvem svarer på hvad - og hvorfor?

Sæt rammer

Et vellykket pressemøde har som regel en klar ramme. Mødet bør starte med en tydelig beskrivelse af pressemødets forløb, f.eks.: ”Klokken er nu xx. Vi starter med at præsentere 10 minutter, hvorefter der er afsat tid til spørgsmål. Vi udsender uddybende materiale efter dette møde”.

Husk at tiden er kostbar – både for jer og de fremmødte. Lange præsentationer egner sig ikke til pressemøder. Måske er der noget materiale, I kan uddele eller sende ud efter mødet i stedet. Her stiller jer til rådighed for flere uddybende spørgsmål dagene efter pressemødet.

Efter jeres pressemøde er det naturligvis interessant for jer at finde ud af, hvem og hvor mange medier der har ”taget” jeres historie – og hvad de skriver? Held og lykke med jeres første pressemøde.